Pubblicata nel sito del Ministero della Giustizia la importante “Circolare 28 ottobre 2014 – Adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. 179/2012 e 90/2014. Testo consolidato aggiornato al 27 ottobre 2014“, (scarica qui il pdf) con disposizioni circa:

• Tenuta del fascicolo su supporto cartaceo: “in linea generale, permarrà per le parti l’obbligo di depositare gli atti di costituzione in giudizio e i documenti ad essi allegati in formato cartaceo“.
• Copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio: “Le Cancellerie saranno tenute, dunque, ad accettare il deposito degli atti endoprocessuali inviati in forma telematica, senza doverne rifiutare il deposito per il fatto che non sia stata allegata copia cartacea“
• Copie informali per il Giudice: “prassi organizzativa adottata a livello locale e non può essere oggetto di statuizioni imperative, né, in generale, di eterodeterminazione“
• Tempi di lavorazione degli atti da parte delle cancellerie: “Dall’esclusività, o anche dalla mera facoltà del deposito telematico deriva l’esigenza, assolutamente prioritaria, di garantire la tempestiva accettazione degli atti e documenti depositati dalle parti. L’urgenza di provvedere a tale incombente è massima, poiché solo con l’accettazione del deposito da parte del cancelliere l’atto entra nel fascicolo processuale e diviene visibile dalla controparte e dal giudice“
• Orario di deposito e proroga dei termini processuali scadenti di sabato o domenica: “è definitivamente chiarito che il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza“; si applica al deposito telematico “la proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi fuori udienza, di sabato“, che retrocede al venerdì nel caso del termine a ritroso; la cancelleria dovrà inviare una ricevuta per ogni busta telematica anche nel caso in cui si tratti di invio multiplo per il medesimo deposito (nel caso del superamento del limite di 30 mb);
• Anomalie del deposito eseguito mediante invio telematico: “Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all’anomalia riscontrata“;
• Deposito esclusivamente telematico degli atti del giudice nell’ambito della procedura monitoria: irricevibili i provvedimenti non telematici del Magistrato;
• Deposito di atti processuali delle parti non costituite a mezzo di difensore: non tenute al deposito mediante invio telematico le parti non costituite a mezzo di difensore, come ad esempio le p.a. difese da un proprio dipendente;
• Comunicazione integrale dei provvedimenti del giudice: ”nelle ipotesi in cui il giudice depositi un provvedimento su supporto cartaceo, è necessario che la cancelleria neacquisisca copia informatica al fine di adempiere all’obbligo (…) di dare notizia alle parti del deposito della sentenza mediante biglietto contenente non più il solo dispositivo, ma il testo integraledella sentenza medesima“;
• Accesso al fascicolo informatico delle parti non costituite nel procedimento monitorio:”va garantita la visione di atti e documenti al debitore ingiunto oltre che al difensoredella parte, munito di procura, che ancora non abbia iscritto a ruolo l’eventuale causa di opposizione. Le cancelleriedovranno, dunque, predisporre adeguate modalità organizzative al fine di consentire alle parti l’esercizio di tale prerogativa. La mera visione del fascicolo informat ico deve ritenersi gratuita, mentre per l’estrazione di copia e per il pagamento dei relativi diritti varranno le regole ge“;
• Atti processuali a firma multipla con particolare riferimento al verbale d’udienza e al caso del verbale di conciliazione: nel caso del verbale di conciliazione, diversamente dal verbale di udienza, “il giudice provvederà a stampare su carta il verbale in modo da consentirne alle parti la sottoscrizione“;
• Iscrizione di professionisti al REGINDE: anche i professionisti nominati dal Giudice debbono obbligatoriamente iscriversi;
• Pagamento del Contributo Unificato con marca da bollo. Modalità alternative di pagamento (Testo aggiunto il 28.10.2014): “deve ritenersi condivisibile, ed anzi, doverosa, la prassi, già adottata da taluni Uffici, di invitare il procuratore della parte, che abbia assolto il Contributo Unificato mediante acquisto dell’apposita marca da bollo, e che abbia provveduto alla scansione della marca stessa ai fini del suo inserimento nel fascicolo informatico, a recarsi presso l’Ufficio giudiziario in modo da consentirne l’annullamento“
• Potere di autenticazione, da parte del difensore, degli atti contenuti nel fascicolo informatico (Testo aggiunto il 28.10.2014): “è da ritenersi che il potere di autentica si estenda a tutti gli atti contenuti nei fascicoli informatici, indipendentemente dalla data di instaurazione del procedimento o di deposito del singolo atto o documento” (dunque anche per i giudizio instaurati anteriormente al 30 giugno 2014);
• Applicabilità ai procedimenti instaurati presso tutti gli Uffici giudiziari degli adeguamenti del Contributo Unificato introdotti dal d.l. n. 90/2014 (Testo aggiunto il 28.10.2014): gli aumenti del contributo unificato introdotti con il D.L. 90/2014 si applicano anche presso il Giudice di Pace;
• Rilascio della formula esecutiva su copia estratta dal difensore (Testo aggiunto il 28.10.2014): la formula esecutiva può essere apposta solo su copie conformi rilasciate e autenticate dalla cancelleria, non su quelle autenticate dal difensore.

Ringraziamo l’Avv. Francesco Fusco, di Fondi, per la cortese segnalazione.