Con il processo civile telematico nasce il problema della “conservazione” dei documenti informatici nonché delle PEC (specie quelle comprovanti le notifiche telematiche in proprio), infatti la sottoscrizione digitale di un documento informatico “prima” della scadenza del certificato, è valida, solo ed esclusivamente  se alla stessa è associabile un “riferimento temporale”, opponibile ai terzi, che collochi la generazione di detta firma rispettivamente in un momento “precedente” alla scadenza.

Ricordiamo che la validità della firma digitale è massimo di 4 anni e conserva la sua validità fintantoché il certificato di firma “non scade”.Lo stesso certificato può  “procrastinare” la sua validità (e fra questi, ricordiamo soprattutto la immodificabilita’ del file) in diversi modi, per esempio:

1. inviando il file con una “PEC”;
2. associando al file una “marca temporale”;
3. riversando il file in un “sistema di conservazione”;
4. attraverso il “protocollo informatico”;
5. eseguendo un “deposito telematico (p.c.t.)” spostando quindi il problema all’archivio dell’ufficio giudiziario.

L’apposizione di una Marca Temporale (che ha un periodo di validità di 20 anni) a un documento firmato digitalmente, quindi, “ne garantisce dunque la validità nel tempo”.

Anche la firma digitale del gestore della PEC ha una scadenza (di soli 2 anni):

- cliccando sulla “coccardina rossa” che certifica la validità della firma digitale apposta dal predetto gestore di posta elettronica, si può controllare il “periodo di validità del certificato”;
- mentre dal “file .xml” si ricava invece il “riferimento temporale” della data di invio del nostro messaggio di PEC;

- la data di invio dovrebbe essere “precedente” alla scadenza del certificato del gestore, quindi in un momento  in cui il certificato di firma del gestore era valido, per cui anche se la coccarda è sparita ed è comparsa una riga rossa con, a lato, al posto della coccarda, un punto esclamativo, “la PEC non ha perso la propria funzione”.

[Francesco Fusco - 18 maggio 2015]